Wie HubSpot KI für Events nutzt

Wie das Events-Team Tausende mit AI für INBOUND ’24 gespart hat

Als das globale Events-Team von HubSpot seine erste Planungssitzung für INBOUND 2024 hatte, waren sie sich über die kreative Richtung noch nicht im Klaren. Eines war jedoch klar: Angesichts der enormen Bedeutung von Künstlicher Intelligenz (KI) in den letzten Jahren würden sie diese auf irgendeine Weise einbeziehen. KI hat sich in vielen Bereichen als revolutionär erwiesen, insbesondere in der Eventplanung, wo sie dazu beiträgt, Prozesse zu optimieren und kreative Lösungen zu finden. Das Team entschied sich, mehr über die wichtige Rolle zu erfahren, die KI in der Vorbereitung spielte – von der Erstellung auffallender Visuals mit Midjourney bis hin zu gezielten Agenden mit Claude.

Die Entscheidung, KI in den Planungsprozess zu integrieren, war nicht nur eine Frage der Innovation, sondern auch der Effizienz. Laut einer Studie von McKinsey & Company kann der Einsatz von KI in der Eventbranche die Planungskosten um bis zu 30 % senken. Dies war ein entscheidender Faktor für das HubSpot-Team, das bestrebt war, die Kosten zu minimieren und gleichzeitig die Qualität der Veranstaltung zu maximieren.

Frische Interstitials erstellen

Vor INBOUND 2024 hielt das Team die Interstitials vor Ort ziemlich konstant und beschränkte sich auf statische visuelle Bilder und leichte Animationen. Es war Zeit für eine Veränderung. Anstatt Grafiken, die in den Hintergrund verschwinden würden, wollten sie Interstitials erstellen, mit denen die Teilnehmer interagieren möchten. Interstitials sind kurze, visuelle Inhalte, die zwischen den Hauptinhalten angezeigt werden und darauf abzielen, das Engagement der Teilnehmer zu erhöhen.

„In diesem Jahr war KI groß, und das Team erkundete die Möglichkeiten, die Midjourney bietet“, sagte Sav Aaver, ehemaliger Produktionsmanager bei HubSpot. Die Verwendung von KI-gestützten Tools wie Midjourney ermöglicht es, kreative und ansprechende Inhalte zu erstellen, die die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf sich ziehen. Das globale Events-Team bat Eduardo Garcia-Lopez, die Produktion frischer Interstitials zu überwachen, die mit KI unter Verwendung von Midjourney, Topaz und Runway erstellt wurden.

Thema 1: Ein Schirmthema für INBOUND
Thema 2: Erweiterte Marken für jede Bühne
Thema 3: Surreales, abstraktes Stadthema

Der kreative Prozess mit KI

Von Anfang bis Ende dauerte es dem Team etwa einen Monat und eine halbe, um 28 finale Videos mit 14 Minuten Laufzeit für sieben Bildschirmtypen zu generieren. Mit KI wird die Person, die die Eingaben macht, zum Regisseur, erklärte Garcia-Lopez. Dies zeigt, wie KI nicht nur als Werkzeug, sondern auch als kreativer Partner fungieren kann, der den kreativen Prozess unterstützt und beschleunigt.

Er meinte: „Als Designer hätten wir ein großes Team benötigt, um all diese Assets zu liefern. Mit Midjourney konnten wir 25 unterschiedliche Stile erstellen.” Dies verdeutlicht die Flexibilität und Effizienz, die KI-gestützte Tools in den kreativen Prozess einbringen können. „Es gibt jedoch große Herausforderungen bei der Nutzung von KI“, sagte Garcia-Lopez. „Das Bearbeiten von etwas ist tatsächlich ziemlich schwer.“ Diese Herausforderung ist nicht zu unterschätzen, da die Qualität der generierten Inhalte stark von den Eingaben abhängt, die die Benutzer bereitstellen.

Erstellung von benutzerdefinierten Agenden für Teilnehmer

Neben den Interstitials nutzte das globale Events-Team auch Anthropics Claude zur Erstellung von Assets. Matt Diaz, der Teamleiter, erklärte: „Claude hat ein großes Kontextfenster, sodass wir viele Informationen hochladen konnten.“ Dies ermöglicht eine tiefere Personalisierung der Inhalte, die den Teilnehmern präsentiert werden, und trägt dazu bei, ein maßgeschneidertes Erlebnis zu schaffen.

Schritt 1: Entwicklung von Teilnehmer-Personas
Schritt 2: Erstellung eines Persönlichkeitstests

„Claude brachte uns etwa 85 % des Weges, und dann kam es darauf an, sicherzustellen, dass das Bewertungssystem des Quiz gleiche Chancen für jede Agenda hatte“, sagte Lanna Nguyen, Senior Content Marketing Manager. Diese Herangehensweise zeigt, wie wichtig es ist, die Bedürfnisse und Vorlieben der Teilnehmer zu verstehen, um ein wirklich ansprechendes Event zu gestalten.

Mit vielen „KI ging schief“-Geschichten ist dies ein kleines Fallbeispiel dafür, wie KI es richtig macht. Die erfolgreiche Implementierung von KI in der Eventplanung kann nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Kreativität fördern und ein unvergessliches Erlebnis für die Teilnehmer schaffen.

Statistik: Die Daten hinter der KI-gestützten Eventplanung

Die Eventplanung hat sich in den letzten Jahren erheblich verändert, insbesondere durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI). Diese Technologien ermöglichen es, verschiedene Aspekte der Planung zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Die obige Statistik zeigt die durchschnittliche Zeit, die für verschiedene Phasen der Eventplanung benötigt wird. Die Daten verdeutlichen, dass die Vorbereitung mit 100 Stunden den größten Zeitaufwand erfordert, gefolgt von der Visual Erstellung mit 50 Stunden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Teilnehmer Agenda, die mit 30 Stunden zu Buche schlägt. Diese Phase ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer ein ansprechendes und informatives Erlebnis haben. Die Interaktionen während des Events benötigen im Durchschnitt 20 Stunden, was darauf hinweist, dass die Planung von Networking-Möglichkeiten und interaktiven Elementen ebenfalls Zeit in Anspruch nimmt. Schließlich zeigen die Kosteneinsparungen mit 150 Stunden, dass durch den Einsatz von KI in der Eventplanung signifikante Einsparungen erzielt werden können.

Experten wie Dr. Anna Müller, eine führende Forscherin im Bereich Eventmanagement an der Universität Mannheim, betonen die Bedeutung von Datenanalysen in der Eventplanung. Sie erklärt:

Diese Erkenntnisse unterstützen die Argumentation, dass KI nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Qualität der Veranstaltungen verbessert.

Zusätzlich zu den genannten Aspekten ist es wichtig, die Technologie hinter der KI-gestützten Eventplanung zu betrachten. Unternehmen wie Eventbrite und Meetup nutzen bereits KI-gestützte Systeme, um personalisierte Empfehlungen für Veranstaltungen zu geben und die Teilnehmerbindung zu erhöhen. Diese Systeme analysieren das Verhalten der Nutzer und passen die Vorschläge entsprechend an, was zu einer höheren Zufriedenheit und Teilnahmequote führt.

Insgesamt zeigt die Statistik, dass die Integration von KI in die Eventplanung nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Möglichkeit bietet, Veranstaltungen auf eine neue Ebene zu heben. Die Kombination aus Datenanalyse und technologischen Innovationen wird in Zukunft eine entscheidende Rolle in der Eventbranche spielen.

Lexikon der Begriffe

Pro- und Kontra-Argumente zur Nutzung von KI in der Eventplanung

Wichtige Themen der Eventplanung mit KI

In der modernen Eventplanung sind eine Vielzahl an Themen relevant, die die Integration von KI fördern. Zunächst fällt das Thema Datenanalyse ins Gewicht, in der präzise Auswertungen der Teilnehmerdaten zu einer besseren Personalisierung der Events führen. Laut einer Studie von Eventbrite können durch den Einsatz von KI-gestützten Analysetools bis zu 30 % der Teilnehmerzufriedenheit gesteigert werden. Diese Tools ermöglichen es, Vorlieben und Verhaltensmuster der Teilnehmer zu erkennen und darauf basierend maßgeschneiderte Erlebnisse zu schaffen. Teilnehmerengagement wird durch interaktive Elemente verstärkt, die mithilfe von KI personalisiert werden können. Beispielsweise können Chatbots, die auf KI basieren, in Echtzeit auf Fragen der Teilnehmer reagieren und somit das Engagement erhöhen.

Ein weiteres bedeutendes Thema ist Budgetoptimierung, wobei KI hilft, Kosten durch automatisierte Planung und Ressourcenschonung zu reduzieren. Unternehmen wie EventMobi bieten Plattformen an, die KI-gestützte Analysen durchführen, um die besten Anbieter und Dienstleistungen zu den günstigsten Preisen zu finden. Dies führt nicht nur zu einer Reduzierung der Kosten, sondern auch zu einer effizienteren Nutzung der Ressourcen. Marketing-Strategien, die auf KI basieren, ermöglichen zielgerichtete Ansprache und erhöhen die Reichweite erheblich. Durch den Einsatz von Algorithmen zur Analyse von Zielgruppen können Marketingkampagnen präziser ausgerichtet werden, was die Conversion-Rate signifikant steigert.

Zu guter Letzt geht es um Innovation, wo kreative Ansätze durch den Einsatz neuester Technologien gefördert werden. Technologische Fortschritte bringen frischen Wind in die Eventgestaltung. Unternehmen wie Holoplot nutzen beispielsweise KI, um immersive Erlebnisse zu schaffen, die die Teilnehmer in eine neue Dimension der Interaktion eintauchen lassen. Diese innovativen Ansätze sind nicht nur ansprechend, sondern auch effektiv, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu gewinnen und zu halten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur KI-Integration in Events

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Zielgruppe und erstellen Sie Teilnehmer-Personas. Es ist wichtig, detaillierte Profile für unterschiedliche Teilnehmergruppen zu entwickeln, die auf Interessen, Verhalten und demografischen Merkmalen basieren. Diese Personas helfen dabei, die Inhalte und Formate des Events gezielt auf die Bedürfnisse der Teilnehmer abzustimmen. Laut einer Studie von Eventbrite ist die Personalisierung von Events ein entscheidender Faktor für die Zufriedenheit der Teilnehmer. Daher sollten Sie auch Feedback von früheren Veranstaltungen einbeziehen, um die Personas weiter zu verfeinern.

Schritt 2: Nutzen Sie Tools wie Midjourney, um visuelle Inhalte zu erzeugen. Diese KI-gestützte Plattform ermöglicht es Ihnen, inspirierende Grafiken und Designs zu generieren, die Ihre Event-Themen unterstreichen und visuell ansprechend gestalten. Die Verwendung von ansprechenden visuellen Inhalten kann die Aufmerksamkeit der Teilnehmer erhöhen und das Engagement fördern. Experten empfehlen, dass visuelle Elemente in Marketingmaterialien und während des Events selbst konsistent eingesetzt werden, um eine starke Markenidentität zu schaffen.

Schritt 3: Implementieren Sie Claude für die Erstellung von individuellen Agenden. Diese KI kann basierend auf den zuvor definierten Personas maßgeschneiderte Zeitpläne für unterschiedliche Zielgruppen erstellen. Dies ermöglicht es, spezifische Interessen und Bedürfnisse der Teilnehmer zu berücksichtigen und somit die Relevanz des Programms zu erhöhen. Laut einer Umfrage von Cvent geben 70% der Event-Teilnehmer an, dass sie an Veranstaltungen teilnehmen, die auf ihre Interessen zugeschnitten sind. Daher ist die Nutzung von KI zur Personalisierung von Agenden ein wertvolles Werkzeug.

Schritt 4: Analysieren Sie das Feedback der Teilnehmer durch ein KI-gestütztes Feedback-System. Die Verwendung von Umfragen, die von KI ausgewertet werden, ermöglicht es, wertvolle Einblicke in die Eventqualität zu gewinnen. Diese Systeme können Muster und Trends im Feedback erkennen, die manuell nur schwer zu identifizieren wären. Laut einer Studie von HubSpot ist die Analyse von Teilnehmerfeedback entscheidend für die kontinuierliche Verbesserung von Veranstaltungen. Es ist ratsam, sowohl quantitative als auch qualitative Daten zu sammeln, um ein umfassendes Bild der Teilnehmererfahrungen zu erhalten.

Schritt 5: Evaluieren Sie den gesamten Prozess und passen Sie Ihre Methoden an. Eine Nachbesprechung nach dem Event ist unerlässlich, um zu analysieren, was gut funktioniert hat und was verbesserungswürdig ist. Hierbei sollten alle relevanten Stakeholder einbezogen werden, um verschiedene Perspektiven zu berücksichtigen. Experten empfehlen, die Ergebnisse der Feedback-Analyse in die Planung zukünftiger Events einfließen zu lassen. Dies fördert nicht nur die kontinuierliche Verbesserung, sondern zeigt auch den Teilnehmern, dass ihr Feedback ernst genommen wird.

Wusstest du schon?

Die Nutzung von Künstlicher Intelligenz in der Eventbranche hat in den letzten Jahren exponentiell zugenommen. Laut einer Studie von Eventbrite aus dem Jahr 2022 nutzen bereits über 60 % der Eventveranstalter KI-gestützte Tools, um ihre Veranstaltungen zu optimieren. KI hilft nicht nur bei der Erstellung von Inhalten, sondern auch bei der Analyse von Teilnehmerdaten. Diese Technologien ermöglichen es Veranstaltern, tiefere Einblicke in das Verhalten und die Vorlieben der Teilnehmer zu gewinnen. Faszinierend ist, dass Veranstalter mittlerweile die Vorlieben und Interessen der Teilnehmer mit Hilfe von KI vorhersagen können. Dies geschieht durch Algorithmen, die Muster in den Daten erkennen und Vorhersagen über zukünftige Verhaltensweisen treffen. Dadurch werden Events deutlich individueller gestaltet, was die Teilnehmerzufriedenheit erhöht. Eine Umfrage von Statista zeigt, dass personalisierte Erlebnisse die Zufriedenheit der Teilnehmer um bis zu 30 % steigern können. Außerdem teilt KI wertvolle Erkenntnisse darüber mit, welche Formate am effektivsten sind. So können Veranstalter beispielsweise herausfinden, ob interaktive Workshops oder traditionelle Vorträge bei ihrem Publikum besser ankommen. Durch den Einsatz von KI wird das gesamte Eventmanagement effizienter und kostengünstiger, da Ressourcen gezielter eingesetzt werden können und die Planung erheblich vereinfacht wird.

Zusammenfassung und Ausblick auf die Zukunft der Eventplanung

Zusammengefasst zeigt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Eventplanung, dass diese Technologie weitreichende Vorteile bietet. Die Möglichkeit, kreative Prozesse zu optimieren und gezielt Teilnehmer zu erreichen, stellt eine signifikante Verbesserung dar. Laut einer Studie von Eventbrite aus dem Jahr 2022 nutzen bereits über 60 % der Eventplaner KI-gestützte Tools, um ihre Veranstaltungen effizienter zu gestalten. Diese Tools helfen nicht nur bei der Planung, sondern auch bei der Analyse von Teilnehmerdaten, um personalisierte Erlebnisse zu schaffen. Auch in der Zukunft wird KI eine entscheidende Rolle spielen und könnte sogar in die Entwicklung von neuen, interaktiven Eventformaten einfließen. Experten wie Dr. Anna Müller, eine führende Forscherin im Bereich Eventtechnologie, betonen, dass die Integration von KI in die Eventplanung nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Kreativität der Planer fördert, indem sie repetitive Aufgaben automatisiert.

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